با توجه به اهمیت گواهی عدم حضور در دفترخانه و پرسش های فراون درباره این گواهی قصد داریم تا در این مقاله به بخشی از مهمترین پرسش ها درباره گواهی عدم حضور بپردازیم

از جمله پرسش های معمول در رابطه با گواهی عدم حضور عبارت است از:

گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟

گواهی عدم حضور چیست؟

شرایط صدور گواهی عدم حضور چیست؟

گواهی عدم حضور چگونه و توسط چه مرجعی صادر می شود؟

زمان صدور گواهی عدم حضور چه موقعی است؟

هنگامی که خریدار و فروشنده مشغول تنظیم و یا نوشتن قولنامه (مبایعه نامه یا قرارداد خرید و فروش ملک) خانه و آپارتمان هستند، معمولا در یکی از بندهای قولنامه، مکان و زمانی را برای حضور طرفین در دفترخانه اسناد رسمی جهت انتقال رسمی خانه یا آپارتمان مورد معامله، پیش بینی می کنند. در قولنامه های عادی و پرینتی که دارای کد رهگیری هستند معمولا در ماده ۴ آن به موضوع تعهد خریدار و فروشنده مبنی بر حضور در دفترخانه تعیین شده در این ماده اشاره می شود. یعنی شماره دفترخانه و نشانی آن درج می شود.فرقی نمی کند که قولنامه تنظیمی دستی باشد و یا پرینتی و دارای کد رهگیری از سامانه ثبت معاملات املاک کشور، در هر دو حالت خریدار و فروشنده باید در زمان تعیین شده در قولنامه در دفترخانه اسناد رسمی مقرر در آن حاضر شده و نسبت به تصفیه حساب نهایی از جهت پرداخت الباقی ثمن معامله و انتقال سند رسمی ملک و تسلیم بنچاق ملک به خریدار اقدام شود.هنگامی که خریدار یا فروشنده در موعد تعیین شده در قولنامه در محل دفترخانه اسناد رسمی جهت نقل و انتقال سند و پرداخت الباقی وجه یا ثمن معامله حاضر نشود، در این حالت سردفتر اسناد رسمی به درخواست شخص حاضر (خریدار یا فروشنده) برگه ای تحت عنوان گواهی عدم حضور صادر می کند که در آن ضمن اشاره به مشخصات طرفین و زمان تعیین شده برای تنظیم سند، گواهی می کند که مثلا خریدار در زمان تعیین شده در محل دفترخانه حضور یافته و الباقی وجه معامله را نیز به صورت نقد یا در قالب یک فقره چک بانکی یا تضمین شده به روئیت سردفتر رساند ولی تا پایان ساعت اداری فروشنده حاضر نشد و این گواهی حسب مفاد قولنامه فی ما بین و به درخواست خریدار صادر گردید.

بنابراین در ماده مربوط به تنظیم سند رسمی انتقال ملک سه چیز باید به روشنی و وضوح مشخص شود تا در زمان صدور گواهی عدم حضور با اشکالات قانونی مواجه نشوید. این سه مورد عبارتند از اینکه:– درج تاریخ انتقال سند رسمی ملک اعم از روز، ماه و سال– درج صحیح شماره دفترخانه اسناد رسمی که می خواهید سند رسمی ملک در آنجا تنظیم بشود.– درج شهر یا محل وقوع دفترخانه مانند دفترخانه شماره ۱۲۳۴۵۶ تهران.نکته مهم در تعیین دفترخانه این است که نباید به دو یا تعداد بیشتری از دفترخانه ها اشاره بکنید و الا هیچکدام از این دفاتر اسناد رسمی مبادرت به صدور گواهی عدم حضور نخواهند کرد مثلا دفترخانه شماره ۱۲۳۴۵۶ یا ۶۷۸۹ که به دو دفترخانه اشاره شده است که نشان از بی اطلاعی نویسنده یا تنظیم کننده قولنامه یا مبایعه نامه است.حتی نوشتن سال و ماه کافی نیست بلکه باید روز دقیق آن نیز برای انتقال رسمی سند ملک قید شود. اما ضرورتی به تعیین ساعت دقیق انتقال سند نیست چون طبق رویه دفاتر و محاضر رسمی باید شخص حاضر تا پایان ساعت اداری نتظر اشد چرا که ممکن است در آخرین لحظه شخص غایب از راه برسد.

شیوه صحیح تنظیم متن گواهی عدم حضور چیست؟از آنجایی که علت صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه استفاد از یک سری مزایای قانونی وقراردادی می باشد لذا لازم است که هنگام تنظیم متن این گواهی به چند نکته توجه شود تا در زمان طرح دعوا در دادگاه با ایرادات قانونی از سوی قاضی دادگاه یا وکیل طرف مقابل مواجه نشوید.در متن گواهی عدم حضور حتما باید موارد ذیل درج شود و الا اعتبار آن خدشه دار می شود:– درج تاریخ حضور خریدار یا فروشنده قولنامه– درج شماره و تاریخ قولنامه– شماره و مشخصات دفترخانه– درج چگونگی ارائه الباقی ثمن معامله مثلا به صورت نقد یا چک که در مورد اخیر باید ضمن اخذ کپی از چک باید مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور درج شوداگر به مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور اشاره نشود یا یک نسخه کپی از آن تهیه نشود بعدها که بخواهید از مزایای این گواهی استفاده کنید با ایراد قانونی مواجه خواهید شد.